Kiedy powiedzieć szefowi o problemie?

Zanim zdecydujesz się wtajemniczyć szefa w swoje kłopoty, zadaj sobie jedno kluczowe pytanie: Czy próbowałaś już samodzielnie rozwiązać ten problem?

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, koniecznie najpierw zbadaj wszystkie możliwe rozwiązania na własną rękę. W większości przypadków rolą Twojego szefa powinno być zatwierdzenie proponowanej drogi działania lub udzielenie rady co do ewentualnych ulepszeń, a nie zajmowanie się każdym drobnym szczegółem problemu. Trudno będzie Ci wyjaśnić sedno sprawy i przedstawić rekomendacje, jeśli wcześniej sama nie spróbujesz zmierzyć się z przeszkodą.

Być może uda Ci się rozwiązać problem samodzielnie, a może nie. Jednak nawet jeśli nie, rozmowa z szefem o problemach będzie o wiele bardziej produktywna, gdy już dokładnie przeanalizujesz sytuację.

A co jeśli udało Ci się załatwić sprawę? Wtedy zastanów się: Czy to jest coś, o czym Twój szef i tak powinien wiedzieć?

Przykładowo, może ciągle napotykasz tę samą przeszkodę, co oznaczałoby, że Twój menedżer powinien przyjrzeć się niektórym procesom pracy. Albo być może szef powinien zostać poinformowany o konflikcie z klientem, aby lepiej rozumieć dynamikę tej relacji w przyszłości.

Twój przełożony nie musi być informowany o każdej drobnej sprawie związanej z pracą. Jeśli jednak uważasz, że jest to coś, o czym powinien usłyszeć – i najlepiej, żeby dowiedział się tego od Ciebie – upewnij się, że go poinformujesz, nawet jeśli problem został już rozwiązany.

Jak przedstawić problem szefowi?

Zdecydowałaś, że musisz poinformować szefa o problemie. Ale jak to zrobić skutecznie, efektywnie i tak, by nie wyjść na osobę, która tylko donosi? Postępuj według tych kroków:

1. Zbierz wszystkie niezbędne informacje

Aby pomóc Ci znaleźć rozwiązanie, Twój szef będzie potrzebował kompletu informacji. Poświęć więc trochę czasu na zebranie wszystkiego, zanim umówisz się na spotkanie. Kto jest zaangażowany w ten problem? Jakie działania lub błędy doprowadziły do tej sytuacji? Mówiąc prosto: jakie kluczowe informacje powinien znać Twój szef, aby dobrze zrozumieć, co się dzieje? Im więcej szczegółów mu przekażesz, tym łatwiej będzie mu pomóc w opracowaniu trafnego i pomocnego rozwiązania.

2. Przygotuj potencjalne rozwiązanie

Jeśli jest jedna rzecz, która na pewno zirytuje Twojego szefa, to ciągłe przychodzenie do niego z problemami – bez przedstawiania jakichkolwiek propozycji ich rozwiązania. Jesteś na swoim stanowisku nie tylko po to, by wykonywać codzienne zadania, ale także po to, by jak najlepiej radzić sobie z problemami. Oznacza to, że zanim zapukasz do drzwi gabinetu szefa, powinnaś przygotować przynajmniej jedną propozycję rozwiązania problemu, z którym się borykasz. Dzięki temu przedstawisz szefowi nie tylko wszystkie niezbędne informacje o kłopotach, ale także swoje sugerowane kolejne kroki. Mając taki punkt wyjścia, Ty i Twój menedżer będziecie mogli przeprowadzić znacznie bardziej produktywną rozmowę z szefem o problemach i ustalić najlepszy sposób działania.

3. Umów się na spotkanie

Prawdopodobnie problem, z którym się mierzysz, nie jest błahostką – w przeciwnym razie nawet nie zawracałabyś sobie głowy informowaniem szefa. Mając to na uwadze, nie jest to dyskusja, którą powinnaś prowadzić w przelocie. Zamiast tego, zarezerwuj czas w kalendarzu menedżera, kiedy oboje będziecie mogli usiąść i porozmawiać w pełnym skupieniu.

Wyślij szefowi krótkiego i zwięzłego maila, który mógłby wyglądać mniej więcej tak:

Cześć [Imię Szefa],

Mam pewien problem z [krótki opis problemu] i miałam nadzieję, że moglibyśmy znaleźć chwilę, aby to omówić. Czy miałbyś/miałabyś czas w tym tygodniu na około 20-minutowe spotkanie?

Dzięki, [Twoje Imię]

W ten sposób Ty i Twój szef będziecie mieli wspólne zrozumienie tego, co dokładnie wymaga omówienia – jeszcze zanim faktycznie rozpoczniecie rozmowę.

4. Następnym razem zrób to lepiej

Oczywiście, będziesz chciała wdrożyć rozwiązanie, na które wspólnie z szefem się zdecydujecie. Ale jeszcze ważniejsze jest to, abyś zapamiętała tę odpowiedź na przyszłość. Jeśli i kiedy znajdziesz się w podobnej sytuacji, będziesz w stanie poradzić sobie sama (jednocześnie przekazując wszelkie niezbędne aktualizacje!), nie polegając już na bezpośrednich wskazówkach od szefa.

Decyzja o tym, czy i kiedy zaangażować szefa w problem, bywa trudna. Nie chcesz działać pochopnie, ale jednocześnie nie chcesz sprawiać wrażenia, że zamiatasz sprawy pod dywan. Stosuj się do tych wskazówek, a znacznie zwiększysz szansę na wybór najlepszej drogi.